Maintenance des listes

Il est nécessaire que les administrateurs de listes de diffusion entretiennent leur listes :

  • paramétrage adéquat,
  • nettoyage des adresses,
  • lien de désabonnement

Les fournisseurs de boites mails ont durci récemment leur politique de réception des mails et un des facteurs les plus importants est l'exactitude des listes ( suppression des adresses incorrectes ou inexistantes) et le le taux de plaintes pour courrier indésirable;

Opérations de maintenance des listes

1/ Paramétrage adéquat : paramétrez vos listes correctement au niveau du traitement des rejets :
dans l'interface d'administration - de la liste Traitement des rejets faites les modifications suivantes :

  • La limite du record de rejets avant que l'abonnement ne soit désactivé "bounce_score_threshold" : maximum 2 (mettre 1 en période de nettoyage)
  • Nombre de jours au-delà duquel les informations de rejets d'un abonné deviennent caduques si de nouveaux rejets ne proviennent pas de son adresse entre temps " bounce_info_stale_after" : 35 ( doit être supérieur à la fréquence d'envoi )

  • Nombre d'avertissement de type "Votre abonnement est désactivé" avant suppression de la liste bounce_you_are_disabled_warnings 2 (mettre 1 en période de nettoyage)
  • nombre de jours entre les messages de type Votre abonnement est désactivé bounce_you_are_disabled_warnings_interval 35 ( fréquence similaire au bounce_info_stale_after)

laissez le reste par défaut donc laissez oui pour être prévenu des désactivations et suppressions, comme cela vous ne perdrez pas les adresses désabonnées.

2/ Nettoyage des listes : il est indispensable de supprimer de vos listes les adresses incorrectes ou inexistantes.
Cela évite de se faire marquer comme "spammeur" par les fournisseurs d'adresses mail qui constatent qu'on écrit à des fantômes ( le taux d'adresse erronées étant caractéristique de spammeur.
Nettoyez régulièrement vos listes de contacts en supprimant manuellement ceux qui vous demandent de ne plus leur envoyer de messages, ceux qui vous ont identifié comme spam, ceux dont l’adresse e-mail n’existe plus ou est incorrecte.

= > Il est indispensable de lire les messages d'erreur ou de rejet (les bounces) qui donne des explications : ex : adresses injoignables, votre message est pris pour un spam....
Vous recevez des messages d'avis de rejet ou "Avis de mesure de rejet"
Vous trouverez les raisons dans le message ou en pièce jointe
si vous ne comprenez pas l'anglais, passez le dans un traducteur (ex : deepl.fr ) ou faite des recherches sur le net avec le code d'erreur et la phrase qui suit, pour en comprendre la signification. Les rejets peuvent être temporaires (code 4xxx) ou permanents ( code 5xx).
Au bout d'un certains nombre de rejets, l'abonné a son abonnement désactivé (il ne reçoit plus les messages), puis l'abonné reçoit des relances, puis l'abonné est supprimé de la liste, pas d'inquiétude, vous êtes toujours averti.
Exemples de code :

adresses injoignables : on peut supprimer les adresses

  • 544 Host or domain name not found = Hôte ou nom de domaine introuvable => l'adresse est incorrecte
  • 521 No Redirect Entry for this address = Pas d'entrée de redirection pour cette adresse => on peut supprimer puisqu'il n'ya pas d'adresse de redirection...
  • 550 5.1.1 user unknown = utilisateur inconnu => on peut supprimer l'adresse n'existe pas
  • 550 5.1.1 User unknown in relay recipient table= Utilisateur inconnu dans la table des destinataires relais => on peut supprimer puisque inconu
  • user does not exist
  • The email account that you tried to reach does not exist.
  • 550 #5.1.0 Address rejected.
  • mailbox unavailable
  • Invalid recipient
  • This user doesn't have a yahoo.fr account

inactivité ou problème provisoire

  • 550 5.2.1 This mailbox has been blocked due to inactivity = Cette boîte aux lettres a été bloquée pour cause d'inactivité => on attends car s'est provisoire, sauf pour les microsoft car trop risqué tant pis pour eux !
  • 451 relay not permitted!
  • 421 4.3.2 All server ports are busy (la poste)
  • 451 4.7.1 Service unavailable – try again later (la poste)

votre message est pris pour un spam, corrigez votre message (mais c'est parfois abusif voir une erreur du fournisseur de mail - free - la poste ...).

=> voir l'article éviter que vos mails soient considérés comme des spams ou rejetés => voir l'article de framasoft

  • 550 spam detected ( très courant chez free, neuf, worldonline,..) ou 550 5.5.0 Service refuse. Veuillez essayer plus tard. (la poste) => votre message est pris pour un spam, corrigez votre message, le mail que vous avez envoyé a été analysé comme étant un spam par le filtre antispam du fournisseur de boite mail de votre destinataire et il a été refusé lors de la réception. Vérifiez que votre mail est syntaxiquement correct et que vous n'utilisez pas de mécanismes qui puissent être confondus avec certaines méthodes de spammeurs. voir aussi https://postmaster.free.fr/

3/ Lien de désabonnement : vérifiez que les destinataires de vos listes souhaitent effectivement recevoir vos messages en indiquant clairement dans vos listes comment ils peuvent se désabonner de la liste (voir ci-dessous comment faire). sans cette possibilité vos destinataires marqueront vos messages indésirables et cela augmentera le taux de plaintes ce qui contribue à mal noter le serveur Marsnet, et peut bloquer la distribution de votre mail .

4/ Assurez vous d'avoir un mot de passe sécurisé : avec au moins 8 caractères et une combinaison de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux (!#$%-_\/^.§), sauf accents, donnez-le à peu de gens et changez-en régulièrement et ne mettez jamais de mot de passe dans un compte rendu ou un pad.

5) Demandez à vos correspondants d'ajouter votre mail aux expéditeurs approuvés

6) Ayez de Bonnes pratiques d'envoi pour éviter que vos mails soient considérés comme des spams ou rejetés - voir l'article

Voici quelques précisions :

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